Taxiunternehmen stehen bei Betriebsprüfungen traditionell im besonderen Fokus - der hohe Bargeldanteil im Geschäft macht die Branche für das Finanzamt "prüfungsattraktiv". Wer hier von Anfang an sauber dokumentiert, erspart sich später viel Ärger.
Warum das Taxigewerbe besonders im Blick steht
Ein Großteil der Fahrten wird nach wie vor bar bezahlt. Für das Finanzamt bedeutet das: hohes Risiko unvollständiger Erfassung, entweder unabsichtlich oder bewusst. Entsprechend genau werden Kassenführung, Schichtzettel und die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bzw. Bilanz geprüft.
Die wichtigsten Dokumentationspflichten
- Schichtzettel: Für jede Schicht müssen u.a. Beginn/Ende, gefahrene Kilometer (gesamt und mit Fahrgast), Anzahl der Fahrten und Einnahmen dokumentiert werden - auch bei angestellten Fahrern.
- Kassenführung: Seit Einführung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) müssen elektronische Aufzeichnungssysteme (z.B. Taxameter mit Kassenfunktion) über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen.
- Rechnungen für Firmenkunden: siehe unseren Artikel zu Taxi-Rechnungen - vollständige Pflichtangaben nach §14 UStG.
- Fahrtenbuch (bei privater Nutzung von Betriebsfahrzeugen): notwendig, um die private Nutzung korrekt zu versteuern, falls die 1%-Regelung nicht angewendet wird.
Belege sammeln - auch bei kleinen Beträgen
Tankquittungen, Wartungsrechnungen, Reinigungskosten, Versicherungsbeiträge: Auch kleine Betriebsausgaben summieren sich über das Jahr erheblich und mindern deinen zu versteuernden Gewinn. Wer Belege erst am Jahresende zusammensucht, verliert garantiert einige davon.
Digitale statt handschriftliche Aufzeichnung
Handschriftliche Schichtzettel und Kassenbücher sind fehleranfällig und im Prüfungsfall schwerer nachzuvollziehen als digitale, durchgängig dokumentierte Systeme. Ein digitales System sorgt außerdem automatisch für:
- lückenlose, fortlaufende Nummerierung von Rechnungen
- Nachvollziehbarkeit ohne handschriftliche Korrekturen
- einfachen Export für die Übergabe an Steuerberater:in oder Finanzamt
Fazit
Je transparenter und lückenloser deine Aufzeichnungen sind, desto entspannter verläuft eine Betriebsprüfung - und desto weniger Zeit verbringst du selbst mit Zettelwirtschaft. Für die Rechnungsseite (Firmenkunden, Sammelrechnungen) lohnt sich eine digitale, GoBD-konforme Lösung, die von Anfang an mitdenkt.