Die meisten Taxifahrten werden bar oder per Karte direkt am Fahrtende bezahlt - eine klassische Rechnung braucht es dafür oft gar nicht. Sobald aber Geschäftskunden, Behörden oder Vielfahrer im Spiel sind, die monatlich sammeln oder auf Rechnung fahren, wird eine ordentliche Rechnungsstellung zur Pflicht.
Wann brauchst du überhaupt eine Rechnung?
Rechtlich bist du als Unternehmer verpflichtet, für Leistungen an andere Unternehmen innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung auszustellen (§14 Abs. 2 UStG). Bei Privatkunden ist eine Rechnung nicht zwingend vorgeschrieben, aber spätestens wenn ein Fahrgast danach fragt (z.B. für die eigene Reisekostenabrechnung), solltest du eine ausstellen können.
Die Pflichtangaben - auch bei Taxi-Rechnungen
Auch eine Taxirechnung braucht alle gesetzlichen Pflichtangaben:
- Vollständiger Name und Anschrift deines Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden (bei Firmenkunden: die Firma)
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum und Leistungsdatum (= Fahrtdatum)
- Leistungsbeschreibung (z.B. "Beförderungsleistung Taxi, Strecke A–B")
- Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und -betrag (oder Hinweis auf Kleinunternehmerregelung)
Besonderheit: Sammelrechnungen
Viele Taxiunternehmen fahren regelmäßig für dieselben Firmenkunden - etwa Krankentransporte, Hotelshuttles oder Mitarbeiterfahrten. Statt für jede einzelne Fahrt eine Rechnung zu schreiben, ist eine monatliche Sammelrechnung mit allen Einzelfahrten üblich und zulässig, solange jede Position (Datum, Strecke, Betrag) einzeln aufgeführt ist.
Der ermäßigte Steuersatz im Taxigewerbe
Personenbeförderung im Nahverkehr (in der Regel bis 50 km bzw. innerhalb einer Gemeinde) unterliegt häufig dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7% statt der regulären 19%. Bei längeren Strecken kann der reguläre Satz greifen. Da hier Details je nach Einzelfall variieren, lohnt sich bei Unsicherheiten der Blick zum Steuerberater.
Digital statt Zettelwirtschaft
Wer als Taxiunternehmer noch handschriftliche Quittungsblöcke nutzt, verliert schnell den Überblick - insbesondere bei mehreren Fahrzeugen oder Fahrern. Eine digitale Rechnungslösung sorgt automatisch für fortlaufende Rechnungsnummern, korrekte Pflichtangaben und behält den Überblick über offene und bezahlte Rechnungen - kostenlos startbar und in wenigen Minuten eingerichtet.