Offene Rechnungen gehören zum Geschäftsalltag - wichtig ist, wie du damit umgehst. Hier die wichtigsten Fakten zum Thema Zahlungsverzug und Mahnwesen.
Wann gerät ein Kunde überhaupt in Verzug?
Bei Geschäftskunden (B2B) tritt Verzug automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein (§286 Abs. 3 BGB) - ganz ohne dass du extra mahnen musst. Bei Privatkunden gilt das nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast.
Praktisch heißt das: Ein klares Fälligkeitsdatum auf der Rechnung ist nicht nur Pflichtangabe, sondern schützt auch deine eigenen Ansprüche.
Das klassische Mahnverfahren
Ein rechtlich vorgeschriebenes "3-Mahnungen-Verfahren" gibt es nicht - in der Praxis hat sich aber ein Stufenmodell bewährt:
- Freundliche Zahlungserinnerung (kein Mahnschreiben im rechtlichen Sinne, eher ein Hinweis - "ist Ihnen die Rechnung eventuell entgangen?")
- 1. Mahnung mit neuer Zahlungsfrist und deutlichem Hinweis auf den Verzug
- 2. Mahnung / letzte Mahnung mit Ankündigung weiterer Schritte (z.B. Inkasso, gerichtliches Mahnverfahren)
Da Verzug bei B2B-Geschäften oft schon automatisch eintritt, kannst du rechtlich theoretisch auch direkt zur "1. Mahnung" übergehen - eine freundliche Erinnerung zuerst schadet der Geschäftsbeziehung aber selten.
Welche Ansprüche hast du im Verzugsfall?
- Verzugszinsen: Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte bei Geschäftskunden, + 5 Prozentpunkte bei Verbrauchern
- Pauschale von 40 € bei B2B-Geschäften, unabhängig vom tatsächlichen Mahnaufwand (§288 Abs. 5 BGB)
- Ersatz weiterer, tatsächlich entstandener Mahnkosten (z.B. Inkasso), soweit angemessen
Was gehört in eine Mahnung?
- Rechnungsnummer und -datum, auf die sich die Mahnung bezieht
- Offener Betrag
- Neue, klar benannte Zahlungsfrist
- Bei späteren Mahnstufen: Hinweis auf Verzugszinsen bzw. weitere Schritte
Vorbeugen ist besser als mahnen
Klare Zahlungsfristen, automatische Statusverfolgung (offen/bezahlt) und ein professioneller Rechnungsauftritt reduzieren erfahrungsgemäß die Zahl der Zahlungsausfälle bereits deutlich. Eine Rechnungssoftware, die dir auf einen Blick zeigt, welche Rechnungen überfällig sind, hilft dir dabei, frühzeitig - statt erst nach Monaten - zu reagieren.