Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Realität für den Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen: die E-Rechnungspflicht. Sie ist Teil des Wachstumschancengesetzes und betrifft grundsätzlich jedes Unternehmen, das Leistungen an andere Unternehmen (B2B) im Inland erbringt - unabhängig von der Größe.
Was ist überhaupt eine "E-Rechnung"?
Wichtig zu verstehen: Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat - typischerweise XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML-Datensatz). Nur diese Formate erfüllen ab 2025 die gesetzlichen Vorgaben für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich.
Was gilt ab wann?
Die Regelung kommt mit Übergangsfristen, damit sich Unternehmen und Software darauf einstellen können:
- Seit 1.1.2025: Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das gilt sofort, ohne Übergangsfrist.
- Übergangszeit bis 2027: Für das Ausstellen eigener E-Rechnungen gelten gestaffelte Fristen - größere Unternehmen früher, kleinere Betriebe erst 2027 bzw. 2028 verpflichtend.
- Bis zur jeweiligen Pflicht können weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausgestellt werden (mit Zustimmung des Empfängers).
Betrifft das auch Kleinunternehmer nach §19 UStG?
Eine der häufigsten Fragen: Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer ausweisen, sind von der Pflicht zum Ausstellen strukturierter E-Rechnungen grundsätzlich ausgenommen. Empfangen können müssen sie trotzdem - denn die Geschäftspartner, die an einen Kleinunternehmer liefern, unterliegen ja selbst der Pflicht.
Das heißt konkret: Auch als Kleinunternehmer solltest du dich frühzeitig mit dem Thema vertraut machen, statt es zu ignorieren.
Was solltest du jetzt tun?
- Empfangsfähigkeit sicherstellen: Kannst du eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei öffnen und die Inhalte prüfen?
- Software prüfen: Nutzt du aktuell einfache Word- oder Excel-Vorlagen, wird es Zeit für ein Tool, das die neuen Formate unterstützt.
- Nicht bis zur letzten Frist warten: Wer frühzeitig umstellt, vermeidet Stress kurz vor Ablauf der Übergangsfristen.
Diese Angaben ersetzen keine steuerliche Beratung - im Zweifel lohnt sich immer ein Blick zu deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin, gerade bei Detailfragen zu deinem individuellen Fall.
Mit einem Tool, das von Anfang an XRechnung- und ZUGFeRD-fähig ist, musst du dir um die technische Seite der E-Rechnungspflicht keine Gedanken mehr machen - du erstellst deine Rechnung wie gewohnt, den Rest übernimmt die Software im Hintergrund.